Privacyverklaring CLBch@t

Wanneer je gebruik maakt van CLBch@t, verwerken we jouw persoonsgegevens.

De verantwoordelijkheid voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen:

  1. Het bestuur van het centrum voor leerlingenbegeleiding waarmee je contact opneemt via CLBch@t. Dit bestuur is de verwerkingsverantwoordelijke voor het communiceren met jou via de chatfunctie en de eventuele opvolgacties die daaruit voortvloeien.
  2. De Internetten SamenwerkingsCel (ISC), vertegenwoordigd door de Permanente Ondersteuningscel (POC+) van het CLB GO! (hierna ook “wij” of “ons”). De ISC is verwerkingsverantwoordelijke voor de overige verwerkingsdoeleinden in deze privacyverklaring.

Voor meer informatie in verband met de verwerkingsdoeleinden waarvoor, en de wijze waarop, het centrum voor leerlingenbegeleiding jouw persoonsgegevens zal verwerken, verwijzen we naar de privacyverklaring die het centrum daarvoor ter beschikking stelt.

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt of contact met ons wilt opnemen, dan kan dit via onderstaande contactgegevens of via het contactformulier op de website.

POC+ CLB GO! / CLBch@t

t.a.v. Tom Billiet
Willebroekkaai 36
1000 Brussel
tom.billiet@clbonline.be

Je begrijpt dat, wanneer jouw vraag eerder betrekking heeft op een verwerking waarvoor het bestuur van het centrum voor leerlingenbegeleiding verantwoordelijk is, wij jouw vraag zullen doorsturen aan het bevoegde centrum. Hiervoor beroepen wij ons op het legitieme belang om jou op een zo effectief mogelijke manier te kunnen verder helpen.

Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door CLBch@t verwerkt met het oog op volgende doeleinden:

  • Om het daadwerkelijke chatten te faciliteren: De gegevens die je ons bezorgt, maken het mogelijk het gesprek met een CLB-medewerker tot stand te brengen zodat die een zo duidelijk mogelijk antwoord kan geven op jouw vraag. Hiervoor beroepen wij ons op de overeenkomst met jou die bestaat uit het leveren van de CLBch@t dienst. Jouw persoonsgegevens zullen dan eveneens gedeeld worden met de technische dienstverleners die ons helpen om CLBch@t aan te bieden.
  • Om de kwaliteit van onze dienst te kunnen verbeteren: gesprekken waaruit alle namen en verwijzingen naar personen zijn verwijderd, worden gebruikt om onze medewerkers verder te bekwamen in het voeren van kwaliteitsvolle chatgesprekken. We beroepen ons hiervoor op onze taak van openbaar belang en dat van de centrumbesturen om als publieke dienst een kwaliteitsvolle dienstverlening te bieden.
  • Om de veiligheid van onze diensten, onze systemen, onze mensen en onze gebruikers te kunnen waarborgen. Dit betekent onder meer dat we proberen eventueel misbruik van onze diensten, veel- en nepchatters, aanvallers, etc. op te sporen en een gericht beleid te kunnen voeren (op basis van het IP-adres en cookies). Dit kan eveneens betekenen dat jouw persoonsgegevens gedeeld worden met andere actoren die bijstand kunnen leveren in geval van misbruik, dreiging, etc. Hiervoor beroepen wij ons op onze wettelijke plicht om een veilige chatomgeving voor iedereen te kunnen verzekeren.
  • Om onze website en onze dienstverlening te verbeteren op basis van de feedback die je ons bezorgt (bv n.a.v. een bericht via het contactformulier). Hiervoor beroepen wij ons op het legitieme belang om de dienstverlening verder te verbeteren voor de gebruikers.
  • Om aan wetenschappelijk onderzoek te kunnen doen, eraan mee te werken en/of het te faciliteren, waaronder wetenschappelijk onderzoek waar dat kan leiden tot nieuwe methodologieën, technologieën of functionaliteiten, waarvoor wij ons beroepen op de taak van openbaar belang om op een wetenschappelijk onderbouwde wijze onze dienstverlening te kunnen aanbieden. Hiervoor kunnen jouw persoonsgegevens gedeeld worden met onderzoeksinstellingen en individuele onderzoekers die ons helpen dit te realiseren.
  • Om ons in rechte te kunnen verdedigen wanneer bepaald gebruik tot een geschil zou leiden, waarvoor wij ons beroepen op het legitieme belang om onze rechten voor de bevoegde rechtbanken en autoriteiten te vrijwaren.
  • Wanneer de wet ons een bepaalde verwerking van jouw persoonsgegevens zou opleggen, bijvoorbeeld wanneer wij van een bevoegde autoriteit een geldig bevel krijgen om bepaalde logs van crimineel gedrag op onze diensten over te maken. In dat geval beroepen wij ons vanzelfsprekend op onze plicht de wet na te leven.

Om deze doeleinden na te streven, verzamelen, verwerken en bewaren wij de volgende persoonsgegevens van jou:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: de doorgegeven naam (mag een nickname zijn), IP-adres; geolocatiegegevens;
  • Persoonlijke kenmerken (indien je die doorgeeft) zoals gender en leeftijd;
  • Andere: De datum en tijd, de lengte, het onderwerp en het transcript van je chatgesprek.

Let wel: wij doen ons uiterste best om de verwerkingen van jouw persoonsgegevens zoveel als mogelijk op een doorgedreven gepseudonimiseerde wijze te verrichten, zodat het niet zomaar mogelijk is om jou te identificeren. Het kan echter zijn dat de hierin vermelde verwerkingsdoeleinden niettemin vereisen dat wij bepaalde (beperkte) persoonsgegevens van jou verwerken op de wijze hierin omschreven.

Cookies

Bij het aanbieden van onze diensten maken we gebruik van functionele, noodzakelijke cookies. Deze kan je niet weigeren. Dit is een bestandje met gegevens dat je computer ontvangt wanneer je onze websites bezoekt. Het betreft cookies:

… die zorgen dat deze website werkt.

… met als verwerkingsdoel: Basiswerking website (functioneel - noodzakelijk)

In het verleden gebruiken we ook andere cookies zoals Google Analytics. Dit is momenteel niet meer het geval.

Verstrekking aan derden & beroepsgeheim

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van de internetomgeving (webhosting). Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wanneer we inschatten, vanuit wat je ons vertelt tijdens het chatgesprek, dat het leven van anderen in gevaar is, hebben we het recht om de anonimiteit te doorbreken en de hulpdiensten te contacteren. We kunnen dan het door jou gebruikte IP adres aan hen doorgeven, alsook de inhoud van het gesprek. Doet een dergelijke situatie zich voor, dan zullen we dit zo mogelijk eerst met jou in alle transparantie bespreken.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk (bv via het chatgesprek) toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.

Bewaartermijn

CLBch@t bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Persoonlijke identiteitsgegevens (IP-adres en nickname) en kenmerken (doorgegeven leeftijd…) worden niet langer dan 2 jaar bewaard.

Transcripten van de gesprekken worden ook niet langer dan 2 jaar bewaard.
Het bewaren van de transcripten en kenmerken van de transcripten gebeurt met het oog op opleiding & intervisie, wetenschappelijk onderzoek, kwaliteitsbewaking, het opvolgen van een veel- en nepchattersbeleid en het verzamelen van statistische gegevens.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • We hanteren multifactor authenticatie op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn gehouden aan het beroepsgeheim.

Jouw rechten omtrent je gegevens

  • Je hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
  • Je hebt recht op correctie en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • Je mag eisen dat je persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer je terugkomt op je toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.
  • Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer je de juistheid van die gegevens betwist of wanneer je je verzet tegen de verwerking van de gegevens zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met jouw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.
  • Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens om redenen die verband houden met je bijzondere situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
  • Je kunt de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat je deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op jouw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  • Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van jouw toestemming hebben verkregen, kan je jouw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen zullen wij je daarbij vragen naar gegevens uit het gevoerde gesprek, zodat we je met zekerheid kunnen identificeren.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie voor de bescherming van persoonsgegevens. Dit is de instantie die bevoegd is voor het verwerken van persoonsgegevens.

Wijziging privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden. Onderstaande datum wordt in dat geval aangepast.

Laatste aanpassing privacyverklaring: 05/02/2026